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Rechnung in Papierform, steuerrechtliche Hintergründe

Bei der Rechnungslegung muss inhaltlich einiges beachtet werden. Auch bei der Form der Ausstellung ist der Online-Händler nicht völlig frei.


Elektronische Rechnung


Für elektronische Rechnungen gelten seit 2011 neue Anforderungen damit diese vom Finanzamt als „echte“ Rechnung anerkannt werden. Es ist beispielsweise nicht länger zwingend eine qualifizierten Signatur auf der elektronischen Rechnung beim EDI-Verfahren zu verwenden. Rechnungen, die in einem elektronischen Format, also per EDI-Verfahren versendet und empfangen werden, sind elektronische Rechnungen. (z.B. per E-Mail als Datei, per Download). Allerdings sind Rechnungen die elektronisch versendet, vom Adressaten aber in körperlicher Form (Papierfax usw.) empfangen werden, keine elektronischen Rechnungen sondern Papierrechnungen.


Rechnung in Papierform ausstellen ein muss?


Der Gesetzgeber wollte mit der Gesetzesänderung 2011 die elektronische Rechnung auf eine Augenhöhe mit der Papierrechnung stellen. Aus Effektivitäts- und Kostengründen neigen Online-Händler dazu den Versand der Rechnungen elektronisch vorzunehmen. (E-Mail, PDF-Datei, Download, E-Postbrief oder Computerfax) Nicht selten fordern Kunden aber eine Rechnung in Papierform.


Fazit


Der Rechnungsempfänger muss seine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung erteilen (z.B. stillschweigend durch Zahlung der Rechnung.) Wird dem Händler vom Kunden allerdings ausdrücklich mitgeteilt, dass er keine elektronische Rechnung wünscht, so muss der Händler dem Kunden die Rechnung in Papierform zusenden.